Sebagian orang sudah mengenal Organizatioal Development [OD], khususnya bagi karyawan yang bekerja di perusahaan besar, orang HR, atau orang R&D (Research and Developmet atau perencanaan dan pengembangan). Walau divisi atau department OD pada umumnya ada di perusahaan besar atau menengah, fungsinya dijalankan oleh hampir semua jenis perusahaan (kecil dan menengah) secara tersebar di dalam beberapa unit atau bagian. Misalnya bisa terjadi, fungsi strategis organisasi dilakukan di bagain R&D, dan pembentukan struktur dikerjakan oleh HRD. Padahal kedua fungsi itu adalah bagian dari OD. Lalu apa itu OD? Mengapa kita harus mengenal OD? Apa tujuan dan manfaatnya? Apa saja area yang dipelajari di dalam OD? Apa saja dimensi nya? Mari kita pelajari secara sekilas di artikel saya kali ini.
Sebagian orang sudah mengenal Organizatioal Development [OD], khususnya bagi karyawan yang bekerja di perusahaan besar, orang HR, atau orang R&D (Research and Developmet atau perencanaan dan pengembangan). Walau divisi atau department OD pada umumnya ada di perusahaan besar atau menengah, fungsinya dijalankan oleh hampir semua jenis perusahaan (kecil dan menengah) secara tersebar di dalam beberapa unit atau bagian. Misalnya bisa terjadi, fungsi strategis organisasi dilakukan di bagain R&D, dan pembentukan struktur dikerjakan oleh HRD. Padahal kedua fungsi itu adalah bagian dari OD. Lalu apa itu OD? Mengapa kita harus mengenal OD? Apa tujuan dan manfaatnya? Apa saja area yang dipelajari di dalam OD? Apa saja dimensi nya? Mari kita pelajari secara sekilas di artikel saya kali ini.
Definisi
OD memiliki banyak definisi, di wikipedia tertulis OD adalah sebuah studi mengenai perubahan yang berhasil dan kinerja yang sukses dari sebuah organisasi yang dikembangkan dari hubungan antar manusia, dimana struktur organisasi dan proses bisnis sangat mempengaruhi para perilaku dan motivasi karyawan. Akhir-akhir ini ruang lingkup OD menjadi berfokus kepada menyelaraskan organisasi (perusahaan) dengan perubahan lingkungan yang cepat dan kompleks melalui organizational learning, knowledge management, dan transformasi nilai-nilai dan norma organisasi.
Pada definisi yang lain, OD digambarkan sebagai sebuah proses pengumpulan data dan informasi, diagnosa dan perancangan upaya-upaya dalam meningkatkan sinergi antara strategi perusahaan, struktur organisasi, system (prosedur-SOP), manusia (SDM) dan budaya perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja perusahaan atau organisasi. Dr Michael I Harrison, juga menyebutkan bahwa OD adalah suatu proses management yang merupakan gabungan antara sains dan seni. Tindaklanjut dari problem solving difokuskan kepada level yang dapat dikendalikan perusahaan dan fokus kepada upaya memberikan dampak terbesar. Seperti kita ketahui, ada banyak kebijakan dari perusahaan yang tidak memberikan dampak signifikan sehingga dengan adanya OD, perusahaan dapat mendesain strategi yang dampaknya signifikan kepada kinerja perusahaan.
Tujuan
Dalam praktek sehari-hari, banyak dari kita yang masih ‘terjebak’ dengan struktur. Jadi ketika struktur selesai dibuat, kita malah kebingungan mengenai fungsi, hubungan antar bagian hinggga kebingungan dalam mengisi orang-orang di dalamnya. Struktur pun seringkali dibuat dengan cara copy paste alias menjiplak dari organisasi lain dengan alasan untuk ‘mempersingkat waktu’. Contoh kecil lain adalah ketika di lingkungan RT/RW membentuk organisasi panitia perayaan tujuhbelas agustus (dalam menyambut hari kemerdekaan). Banyak dari kita yang membentuk struktur organisasi (misal ketua, wakil ketua, sekretaris1 , sekretaris 2, bendahara, seksi sponsor, peralatan, konsumsi dll) mengikuti ‘template yang umum’ dan memiliki alasan ‘sebelumnya sudah seperti itu’ atau ‘RT lain seperti itu’, jadi tidak dipertimbangkan terlebih dahulu fungsi nya, bagaimana hubungan antar bagiannya dsb. Akan sangat tidak efektif ketika struktur dibuat tetapi fungsinya tidak memiliki dampak besar.
Lalu, apakah tujuan dari OD? Tidak semua orang dalam melihat sebuah organisasi secara utuh. Ada yang melihat hanya sebagian dari gambaran keseluruhan. Seperti sekelompok orang yang masing-masing memiliki kesan berbeda dalam melihat sebuah karya seni karena mereka berdiri di titik yang berbeda, sehingga sudut pandang nya berbeda. Di dalam Organizational Development, kita diajak untuk mengenal dan menganalisa apa saja topik yang terkait organisasi secara utuh.
Karena cukup beragamnya ruang lingkup OD, di beberapa perusahaan, Organization Development dapat berbentuk satu unit divisi tersendiri. Ada beberapa tujuan dari OD, yang pertama adalah untuk memahami apa sih karakteristik desain sebuah organisasi atau perusahaan yang memiliki kinerja yang baik. Yang kedua adalah untuk memberikan panduan dan metode untuk melakukan analisa, diagnosa pada level organisasi. Ketiga, yaitu memberikan panduan dan metode untuk menentukan dan mendesain upaya-upaya (intervensi) restrukturisasi yang efektif dan yang keempat adalah untuk memberikan metode untuk mengevaluasi efektifitas program intervensi.
Organisasi Pembelajar
Ada tantangan besar yang harus dihadapi oleh perusahaan yaitu bagaimanakah merubah kinerja yang exceptional (luar biasa) menjadi kinerja yang standard. Artinya ketika perusahaan menjalankan sebuah standar yang bagus dan hebat, tantangan nya adalah bagaimana standar yang (dianggap) hebat / tinggi tersebut dijadikan kinerja yang standard. Di dalam era disruption seperti saat ini, perubahan sangat cepat terjadi. Apa yang dulunya kita anggap luar biasa, banyak produk yang membuat kita terkagum-kagum, akan sangat cepat menjadi biasa saja. Contohnya adalah dahulu jika kita mencantumkan informasi kita dapat menguasai komputer, berbahasa inggris dan memiliki ijazah S2 pada CV (Curriculum Vitae) akan terlihat luar biasa, tetapi saat ini hal tersebut menjadi hal yang (sangat) biasa saja. Begitu pula dengan teknologi, dimana dahulu sekitar awal tahun 2010 kecepatan internet 3 Mbps dianggap hebat, padahal saat ini speed internet seperti itu dianggap sangat lambat.
Lima Elemen OD
Ada lima elemen plus kepemimpinan yang terdiri dari berbagai subjek pembahasan di dalam OD. Secara singkat akan saya tulis satu persatu.
1. Strategi. Apa saja yang mencakup topik strategi? yaitu
a. Analisa Strategis
b. Bagaimana membuat Visi, misi dan Formulasi Destination Statement
c. Bagaimana memformulasikan sebuah strategi
d. Penyelarasan strategi
e. Mengeksekusi strategi dan bagaimana memonitor kinerja
2.Sistem : Apa saja yang mencakup topik sistem? yaitu
a. Manajemen Proses
b. Manajemen Informasi
c. Manajemen pemasok dan pelaggan
d. Manajemen Ilmu Pengetahuan
e. Manajemen Inovasi
f. Manajemen Risiko
3. 3. Struktur : Apa saja yang dibahas dari Struktur? Yaitu topik mengenai pembuatan struktur organisasi dan Implementasi dari peran & tanggungjawab. Apa tujuannya? Yaitu untuk menunjukkan bagaimana suatu struktur organisasi didesain untuk mengelola relasi antar unit di dalamnya. Tujuan kedua adalah memberikan kejelasan pembagian tugas dan tanggung jawab, mengelompokkan aktivitas, mengatur koordinasi secara vertical maupun horizontal, termasuk ketersediaan Job Profile untuk setiap pos.
Bagaimana Menyeimbangkan diferensiasi vs Integrasi adalah topik lain yang menarik, dari struktur.
Diferensiasi horisontal didesain untuk menciptakan spesialisasi diantara para pegawai, dan dengan demikian mereka akan terampil dan produktif. Akan tetapi seringkali organisasi menemui proses spesialisasi justru menciptakan keterputusan komunikasi antar unit/bagian dan menghambat proses belajar satu unit dengan yang lainnya.
Integrasi merupakan upaya untuk mengeliminasi efek negative dari proses diferensiasi. Integrasi dilakukan dengan cara mengkoordinasikan beragam tugas dan fungsi sehingga semuanya bisa bekerjasama.
Dalam Proses mendesain ulang sebuah struktur, kita harus mengupayakan agar usulan struktur yang baru memberikan titik keseimbangan optimal antara diferensiasi dan integrasi
Diferensiasi dilakukan untuk mempertajam core competency pegawai. Pada saat bersamaan, desain yang ada mesti memiliki mekanisme integrasi untuk mensinergikan tugas antara unit/sub bagian
Topik lain adalah Span of Control, yaitu jumlah bawahan yang dikelola secara langsung oleh manajer, misalnya kepala seksi atau supervisor. Span of control yang makin meningkat, membuat pertambahan jumlah karawan tidak mesti selalu diikuti dengan pertambahan jumlah manager/supervisor. Hati-hati dalam mempertimbangkan perlu tidaknya untuk menambah span of control.
Contoh menarik dari perubahan struktur adalah Parkinson’s Law, yaitu fenomena penambahan jumlah posisi/unit/manajer yang tidak terkontrol. Jumlah posisi/unit yang makin besar, membuat diperlukan adanya posisi/unit baru untuk mengelola jumlah posisi/unit yang makin besar tersebut—dan antar posisi/unit yang makin bertambah saling sibuk diantara mereka sendiri—tanpa pernah berpikir apakah kesibukan itu benar-benar menambah value bagi organisasi atau tidak.
Dalam struktur, kita mempelajari Tipe Struktur Organisasi. Adapun tipe-tipe nya adalah
a. Struktur Fungsional
b. Struktur Divisional
c. Struktur Hybrid
d. Struktur Matrix
Untuk lebih detil mengenai tipe struktur organisasi, akan saya bahas di artikel lain. Akan lebih gamblang jika disertakan gambar.
Job Analysis dan Job Design juga dibahas di bagian ini. Job Analysis adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu secara sistematis dan teratur, sedangkan Job Design adalah suatu kegiatan menyusun atau membangun suatu pekerjaan berdasarkan kebutuhan proses bisnis dan harapan terhadap pekerjaan tersebut dengan cara sistematis dan teratur
Job Design meliputi Job Identification, Job Purpose, Job Description, Job Dimension, Otoritas/ wewenang, Hubungan Kerja, Produk, Indikator Kinerja, Kompetensi, Job Requirement, Chart Organisasi. Cukup banyak, bukan? Idealnya memang semua disusun, tetapi dalam prakteknya banyak organisasi atau anyang mencoba untuk menyusun apa yang paling penting terlebih dahulu, misalnya Job Description.
4. Budaya : yaitu pembahasan mengenai Implementasi Nilai-nilai Perusahaan dan manajemen perubahan (Change Management). Implementasi budaya perusahaan memiliki tantangan tersendiri. Hampir kita semua mengetahui, sangat tidak mudah untuk merubah budaya. Dibutuhan upaya ekstra dan konsisten. Sebuah bank besar sukses merubah budaya atau membentuk budaya baru perusahaan membutuhkan waktu hingga delapan tahun. Perusahaan publik terkenal di Indonesia malah membutuhkan waktu duapuluh tahun. Luar biasa, bukan?
Ada 4 jenis budaya perusahaan, yaitu
a. Jenis Clan, pemimpinnya sudah dianggap seperti mentor bahkan seperti orang tua sendiri. Hubungan antar anggota organisasi sangat kekeluargaan, bersatu dalam kesetiaan dan komitmen. Tempat kerja yang sangat ramah. Contohnya adalah perusahaan keluarga.
b. Jenis Adhocracy, gaya kepemimpinan adalah seperti inovator, visioner. Situasi kerja sangat dinamis, entrepreneurial, dan tempat kerja yang sangat kreatif. Contohnya adalah perusahaan software, start up dll. Pengambilan risiko dan inovasi sangat dihargai. Hubugan antar anggota organisasi lebih ‘cair’ dan ‘casual’
c. Jenis Hierarchy, gaya kepemimpinan koordinator, pengorganisasi. Pemimpin bangga jika dianggap sebagai koordinator yang bagus dan organizer yang efisien. Situasi kerja sangat formal dan agak ‘kaku’. Prosedur mengikat apa saja yang kita kerjakan.
d. Jenis Market, gaya kepemimpinan kompetitif, keras, demanding. Contohnya adalah perusahaan-perusahaan konsultan besar, dimana budaya kompetisi sangat kuat di dalam organisasi. Sangat berorientasi kepada hasil.
5. Manusia : yaitu pembahasan mengenai SDM atau Human Capital. Topik SDM sangat menarik bukan karena SDM adalah singkatan dari ‘Sumber Dari Masalah’, tapi SDM adalah salah faktor yang sangat penting dalam memberikan keuntungan bagi perusahaan. Apa saja topik yang dapat dibahas dalam hal Manusia? Sangat banyak. Agar lebih mudah di pelajari, di bawah ini adalah beberapa topik yang pada umumnya dipelajari dalam konteks OD
a. Manajemen rekrutmen
b. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan
c. Talent Management, yaitu dari proses menarik calon pekerja, membangun dan meretain anggota organisasi atau karyawan perusahaan yang kompeten dan berprestasi demi keberlangsungan perusahaan. Dalam talent management, subject menarik yang ada adalah :
i. Talent mapping, adalah proses untuk memetakan karyawan mana yang termasuk tipe star, work horse, question mark atau pun deadwood.
ii. Talent Acquisition Method. Dalam memenuhi kebutuhan akan karyawan, perusahaan dapat menentukan apakah didapat dengan build, buy atau borrow (3B)
iii. Program Pengembangan Karyawan
d. Employee Engagement
e. Performance Management
f. Reward and Recognition Management
Kelima dimensi ini sangat dipengaruhi oleh Leadership, yang akan menggerakkan seluruh kelima elemen di atas.
Demikian sekilas pengenalan mengenai Organizational Development (OD) dan apa saja topik-topik pembahasan di dalamnya. Wow banyak juga ya yang harus dipelajari ! Dengan adanya artikel ini, saya berharap semoga teman-teman dapat memperoleh gambaran dari OD. Semoga bermanfaat.